Política de privacidad

1. Identidad y contacto

NexuKids es una plataforma de software para la gestión de escoletas y comunicación con las familias. Para cualquier consulta relacionada con esta política, el ejercicio de derechos en relación con el tratamiento de datos por parte del titular del servicio NexuKids o el soporte en materia de privacidad, puede contactarnos en:

• Correo electrónico: administracion@nexukids.es

El titular del sitio web y del servicio de plataforma NexuKids es Sebastia Estela Adrover (NIF 41572545E), con domicilio en c/ Ramon Serra 9, 07010 Palma, Islas Baleares, España. Las comunicaciones automáticas del sistema (por ejemplo, notificaciones transaccionales) pueden enviarse desde direcciones técnicas del servicio; no utilice esas direcciones para solicitudes de privacidad o soporte, ya que podrían no ser atendidas con la debida prioridad.

2. Quién utiliza NexuKids

NexuKids está dirigida a centros de escoleta y educación infantil, personal educador, administración del centro y familias adultas (tutores o representantes legales) vinculadas contractualmente al servicio. La aplicación permite gestionar información relacionada con menores a cargo de dichos centros.

La aplicación no está destinada al uso directo por menores de edad. El uso por parte de adultos debe realizarse conforme a la normativa aplicable y a las instrucciones del centro. Los datos de menores se tratan en el marco de la relación del centro (y, en su caso, de las familias) con el servicio, y bajo las bases legales que correspondan en cada caso.

3. Categorías de datos personales tratados

Según las funciones activadas en cada centro, NexuKids puede tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Usuarios adultos (personal y familias): identificativo de cuenta, nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, rol en el sistema, centro o centros asociados y demás datos necesarios para la prestación del servicio.
• Menores (alumnos): datos como nombre y apellidos, aula o grupo, fecha de nacimiento, alergias u otras observaciones de salud o cuidado indicadas por el centro o la familia, personas autorizadas para recogida, y demás campos que el centro configure conforme a su política interna.
• Imágenes: fotografías de perfil o de alumnos cuando el centro o la familia las incorporen a la plataforma.
• Contenidos del aula: publicaciones o registros que el personal docente o el centro generen en el entorno de la aplicación.
• Mensajería entre usuarios autorizados del centro y las familias.
• Circulares y documentos compartidos a través de la plataforma.
• Seguimiento diario del menor: por ejemplo comidas, sueño, cambios, uso de material didáctico u otras observaciones registradas por el personal.
• Jornada laboral del personal cuando el centro utilice las funciones de control horario.
• Ubicación del dispositivo cuando esté habilitada la función de fichaje o validación geográfica asociada a la jornada, en la medida y con la finalidad configurada por el centro y la normativa laboral aplicable.
• Identificadores oficiales (DNI/NIE) u otros datos exigidos cuando el centro gestione documentación legal, mandatos o cumplimiento normativo.
• Datos bancarios (IBAN) y mandatos cuando el centro tenga activo el módulo o flujo correspondiente y resulte necesario para domiciliaciones u obligaciones asociadas.
• Firmas electrónicas o manuscritas capturadas en pantalla, consentimientos y documentos legales gestionados a través de la plataforma.
• Tokens o identificadores técnicos para el envío de notificaciones push a dispositivos móviles.
• Datos técnicos y de registro (logs): direcciones IP, identificadores de sesión, marcas de tiempo y registros de eventos necesarios para la seguridad del servicio, la prevención de abusos, el soporte técnico y la auditoría, en la medida permitida por la ley.

Se recomienda a los centros y usuarios que no introduzcan datos personales innecesarios para la finalidad perseguida, en aplicación del principio de minimización.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan con las siguientes finalidades principales:

• Gestión administrativa y educativa de la escoleta y de sus grupos o aulas.
• Comunicación entre el centro y las familias (mensajes, circulares, avisos).
• Gestión de la información de alumnos y del personal vinculado al centro.
• Registro del seguimiento diario del menor cuando el centro utilice esas funciones.
• Control de jornada laboral del personal cuando esté habilitado.
• Gestión de documentos legales, consentimientos, firmas y mandatos cuando proceda.
• Mantenimiento de la seguridad de la plataforma, prevención de fraude, auditoría y soporte técnico.
• Envío de notificaciones en el dispositivo del usuario cuando haya dado su consentimiento o exista otra base legal aplicable según el tipo de aviso.

5. Funcionalidad «Nexu» e inteligencia artificial

NexuKids puede incluir la funcionalidad Nexu, que permite a usuarios autorizados introducir texto o dictado para que el sistema proponga borradores o registros estructurados (por ejemplo en campos de seguimiento o comunicación). Las propuestas generadas son orientativas: el usuario debe revisar y, cuando corresponda, confirmar o corregir la información antes de guardarla o enviarla, siendo responsable del contenido final.

No debe introducirse información personal innecesaria en los textos enviados a Nexu. Cuando el servicio esté configurado para ello, parte del procesamiento puede realizarse a través de proveedores externos de inteligencia artificial que actúen como encargados del tratamiento o bajo las garantías previstas en la normativa aplicable y en la documentación contractual del servicio.

6. Base legal del tratamiento

La licitud del tratamiento se basará, según el supuesto, en una o varias de las siguientes bases:

• Ejecución del contrato o de medidas precontractuales con el centro o, en su caso, con el usuario, para la prestación de NexuKids.
• Interés legítimo, por ejemplo para la seguridad de la plataforma, la mejora del servicio en la medida compatible con los derechos de los interesados, o comunicaciones necesarias para el funcionamiento del servicio, siempre sin prevaler sobre intereses o derechos fundamentales que exijan la protección de datos personales.
• Obligación legal, incluidas las derivadas de la normativa laboral en materia de registro de jornada, conservación de documentación contractual, mandatos, consentimientos o registros que deban conservarse según la ley.
• Consentimiento del interesado cuando resulte necesario para finalidades concretas (por ejemplo, determinadas notificaciones o tratamientos opcionales), sin perjuicio de poder retirarlo en los casos previstos por la ley.

Respecto de los datos de menores y de alumnos, el centro y, en su caso, los tutores, deberán asegurar la existencia de la base legal adecuada conforme a la normativa de protección de datos y a la política del propio centro.

7. Conservación de los datos

Los datos se conservarán mientras se mantenga la relación contractual o de uso del servicio y sea necesario para las finalidades descritas. Finalizada la relación, se procederá a la supresión o bloqueo de los datos cuando proceda y no exista obligación legal de conservación.

Determinados datos podrán conservarse durante los plazos exigidos por la normativa aplicable en materia laboral, mercantil, fiscal o de protección de datos, incluidos registros de jornada, firmas, mandatos, consentimientos y documentación de auditoría. En esos supuestos, no procederá el borrado inmediato aunque el interesado solicite la supresión, hasta que cumplan los plazos legales o hasta que ya no sea necesario conservarlos por obligación legal o reclamación fundada.

Transcurridos los plazos aplicables, los datos serán suprimidos o anonimizados cuando sea técnicamente viable y conforme a la ley.

8. Derechos del interesado (RGPD y LOPDGDD)

Le asisten los siguientes derechos, en los términos y con las limitaciones previstas en la normativa:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación de los datos inexactos.
• Supresión cuando proceda, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación.
• Oposición al tratamiento en los casos previstos por la ley.
• Limitación del tratamiento en los supuestos legalmente previstos.
• Portabilidad cuando sea aplicable.
• Reclamación ante la autoridad de control competente, en España la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Para ejercer sus derechos frente al titular del servicio NexuKids en relación con los datos tratados por la plataforma en ese ámbito, puede escribir a administracion@nexukids.es. Si el tratamiento corresponde en exclusiva o principalmente a su escoleta como responsable, el centro podrá indicarle el canal adecuado para ejercer derechos respecto de los datos que gestiona como titular.

9. Responsable del tratamiento y encargado del tratamiento

En el marco del uso de NexuKids, cada centro (escoleta) puede ser responsable del tratamiento de los datos personales de sus alumnos, familias y personal, en la medida en que determine las finalidades y los medios del tratamiento sobre dichos datos conforme a su actividad educativa y de gestión.

NexuKids (Sebastia Estela Adrover) actúa como responsable del tratamiento de los datos necesarios para la prestación y operación de la plataforma (cuenta del servicio, soporte, seguridad, etc.) y, respecto de una parte del tratamiento realizado por encargo del centro sobre datos alojados en la plataforma, puede actuar como encargado del tratamiento según lo establecido en el contrato o en la documentación suscrita con el centro, sin perjuicio de que en determinados tratamientos con usuarios finales puedan coexistir otras figuras jurídicas según el caso concreto.

Si tiene dudas sobre quién debe atender su solicitud (centro o proveedor de la plataforma), puede contactar con administracion@nexukids.es y le orientaremos en la medida de lo posible.

10. Seguridad

NexuKids aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, incluido el uso de cifrado en tránsito (HTTPS) para las comunicaciones habituales con los servidores del servicio. El acceso a la información en la plataforma se restringe mediante autenticación de usuarios, roles, permisos y segregación por centro o licencia, de acuerdo con la configuración del sistema.

Ningún sistema es completamente invulnerable; por ello se recomienda el uso de contraseñas robustas y la protección física de los dispositivos. No se garantiza un nivel concreto de cifrado de extremo a extremo entre todos los participantes de una comunicación salvo lo descrito en relación con el transporte estándar hacia los servidores del servicio.

Alojamiento de datos

Los datos personales tratados en el marco del servicio NexuKids se alojan en servidores situados en Helsinki, Finlandia, prestados por Hetzner Online GmbH, dentro del Espacio Económico Europeo, lo que implica un nivel de protección adecuado de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Destinatarios y encargados

No se cederán datos a terceros con fines comerciales ajenos al servicio. Podrán acceder a datos personales únicamente proveedores que actúen como encargados o subencargados del tratamiento, con las garantías exigidas por el artículo 28 del RGPD, así como autoridades públicas cuando exista obligación legal. Los subencargados actuales son:

• Hetzner Online GmbH (Finlandia, UE) — alojamiento del servidor y la base de datos.
• Cloudflare R2 — almacenamiento de imágenes y archivos de la plataforma.
• Supabase — custodia de los documentos firmados (mandatos SEPA).
• Expo (EE. UU.) — envío de notificaciones push a los dispositivos.
• Proveedor SMTP — envío de correo transaccional y códigos de verificación.
• Sentry — diagnóstico de errores técnicos, configurado para no incluir datos identificativos.
• OpenAI, L.L.C. (EE. UU.) — asistente de inteligencia artificial, si el centro lo tiene habilitado.

Transferencias internacionales

Algunos de los subencargados indicados están establecidos fuera del Espacio Económico Europeo, en particular OpenAI, L.L.C. y Expo, ambos en los Estados Unidos de América. Estas transferencias se amparan en las garantías del capítulo V del RGPD, en particular las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914) y, cuando resulta aplicable, la adhesión del proveedor al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Puede solicitar copia de dichas garantías escribiendo a administracion@nexukids.es.

Asistente de inteligencia artificial

La plataforma incluye un asistente opcional que permite al personal del centro registrar el seguimiento diario escribiendo instrucciones en lenguaje natural. Para interpretarlas, el texto que escribe o dicta el personal y una lista reducida de alumnos del centro (identificador interno, nombre, inicial del primer apellido y aula) se transmiten a OpenAI, L.L.C. como subencargado del tratamiento. Ese texto puede incluir datos del seguimiento diario del menor, como comidas, siesta o cambios de pañal, que es precisamente lo que el asistente registra.

No se envían desde la ficha del alumno alergias, observaciones médicas, fotografías, apellidos completos, datos de contacto de las familias ni datos bancarios. El asistente no adopta decisiones automatizadas en el sentido del artículo 22 del RGPD: toda propuesta requiere confirmación de una persona antes de aplicarse, y el acuerdo con el proveedor excluye el uso de los datos para el entrenamiento de modelos. Cada centro puede solicitar la desactivación del asistente escribiendo a administracion@nexukids.es.

Modificaciones

Podremos actualizar esta política para adaptarla a cambios legislativos o del servicio. Le recomendamos revisarla periódicamente. La versión vigente estará publicada en esta página con su fecha de actualización.